Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Associazione Baetorra, con sede legale in Via Baronia n. 4, Tamarispa, frazione di Budoni (SS), CAP 08020, organizzatrice del festival “Esperienze e Suoni d’Acqua”.

• Codice fiscale: 9305128010
• Partita IVA: 01480500915
• Email: esperienzesuonidacqua@gmail.com
• Telefono: +39 333 497 8208

2. Dati personali trattati

In relazione all’utilizzo del sito e alla partecipazione al festival, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

• Dati del referente della prenotazione: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, città di provenienza e lingua preferita.
• Dati dei partecipanti: nome, cognome, età ed eventuali esigenze di accessibilità comunicate volontariamente.
• Dati relativi alla prenotazione: esperienza scelta, data e orario, numero dei partecipanti, codice della prenotazione, stato del pagamento e presenza al check-in.
• Dati di contatto: informazioni inserite nei moduli “Contatti”, “Diventa partner” e “Lista d’attesa”.
• Dati per la newsletter: indirizzo email e altre informazioni eventualmente fornite durante l’iscrizione.
• Dati relativi ai pagamenti: informazioni sullo stato e sull’esito del pagamento. I dati completi dello strumento di pagamento sono trattati direttamente da PayPal e non vengono acquisiti dall’Associazione.
• Immagini e registrazioni: fotografie e riprese video realizzate durante il festival.
• Dati tecnici e di navigazione: indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, log tecnici e dati relativi all’utilizzo del sito, secondo quanto descritto nella Cookie Policy.

Le informazioni relative a esigenze di accessibilità potrebbero rivelare dati riguardanti la salute e, pertanto, appartenere alle categorie particolari di dati personali previste dall’art. 9 GDPR. Tali informazioni vengono raccolte soltanto quando comunicate volontariamente e sono utilizzate esclusivamente per consentire la partecipazione all’attività in condizioni adeguate e sicure.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• Gestione delle prenotazioni, dei pagamenti e del check-in: per dare esecuzione alla prenotazione e consentire la partecipazione alle attività, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Verifica dei requisiti di partecipazione: per controllare eventuali requisiti di età o altre condizioni previste per lo svolgimento in sicurezza delle attività, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Risposta alle richieste di informazioni: per dare seguito alle richieste inviate dall’utente o adottare misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Gestione delle richieste di collaborazione o partnership: per svolgere attività precontrattuali richieste dall’interessato e, quando applicabile, sulla base del legittimo interesse dell’Associazione a gestire i propri rapporti organizzativi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR.
• Gestione delle esigenze di accessibilità: sulla base del consenso esplicito dell’interessato o, nel caso di un minore, del soggetto che esercita la responsabilità genitoriale, ai sensi degli artt. 6, par. 1, lett. a), e 9, par. 2, lett. a) GDPR.
• Invio della newsletter e di comunicazioni promozionali: sulla base del consenso dell’interessato, revocabile in qualsiasi momento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
• Adempimento di obblighi amministrativi, contabili, fiscali, assicurativi e di legge: ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
• Tutela dei diritti dell’Associazione e gestione di eventuali contestazioni: sulla base del legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Sicurezza e corretto funzionamento del sito: sulla base del legittimo interesse dell’Associazione a proteggere il sito, prevenire abusi e garantire la sicurezza dei sistemi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Elaborazione di statistiche: mediante dati aggregati o anonimizzati, non riconducibili agli interessati.

4. Fotografie e riprese video durante l’evento

Durante il festival potranno essere realizzate fotografie e riprese video destinate a documentare e raccontare l’evento attraverso il sito, i canali social e gli altri strumenti di comunicazione dell’Associazione.

Le riprese panoramiche, di gruppo o di contesto, nelle quali le singole persone non costituiscono il soggetto principale, potranno essere effettuate nell’ambito della documentazione di un evento aperto al pubblico, nel rispetto della dignità, del decoro e dei diritti delle persone presenti.

Per fotografie, interviste o riprese ravvicinate nelle quali una persona costituisca il soggetto principale e sia chiaramente riconoscibile, l’Associazione acquisirà, quando necessario, uno specifico consenso o una liberatoria.

Per i minori sarà adottata particolare cautela. Le riprese individuali o in primo piano destinate alla pubblicazione saranno effettuate solo dopo aver acquisito l’autorizzazione del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, quando richiesta.

La presenza di fotografi o videomaker sarà segnalata durante l’evento. Chi non desidera essere ripreso potrà comunicarlo allo staff. È inoltre possibile chiedere la rimozione di una fotografia o di un video scrivendo a esperienzesuonidacqua@gmail.com, indicando il contenuto interessato.

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per completare la prenotazione e consentire la partecipazione alle attività. Tra questi può rientrare l’età dei partecipanti, quando indispensabile per verificare il rispetto dei requisiti di sicurezza. Il mancato conferimento dei dati obbligatori impedisce di completare o confermare la prenotazione.

Il conferimento dei dati relativi all’accessibilità è facoltativo, ma il mancato conferimento potrebbe impedire all’organizzazione di predisporre misure adeguate alle esigenze del partecipante.

L’iscrizione alla newsletter e il consenso alle riprese individuali, quando richiesto, sono facoltativi e non condizionano la possibilità di prenotare o partecipare alle attività.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati personali sono trattati con strumenti informatici e, quando necessario, con modalità cartacee, adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.

L’Associazione applica misure volte a limitare l’accesso ai dati ai soli soggetti autorizzati, proteggere le comunicazioni, prevenire accessi non autorizzati e ridurre al minimo la quantità di dati raccolti.

7. Destinatari dei dati

I dati personali non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali.

Nei limiti necessari al perseguimento delle finalità indicate, i dati possono essere trattati o comunicati a:

• personale, collaboratori e volontari autorizzati dall’Associazione;
• Base44, utilizzato per la realizzazione e il funzionamento della piattaforma web e dei relativi servizi tecnologici;
• fornitori di servizi di hosting, manutenzione informatica e assistenza tecnica;
• fornitori utilizzati per l’invio di email transazionali e newsletter;
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., per la gestione dei pagamenti online, in qualità di autonomo titolare del trattamento;
• consulenti amministrativi, fiscali e legali;
• compagnie assicurative, quando necessario;
• autorità pubbliche, forze dell’ordine o altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.

I fornitori che trattano dati personali per conto dell’Associazione sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quando ne ricorrono i presupposti.

I dati dei partecipanti non vengono comunicati agli operatori che gestiscono le singole esperienze, salvo che ciò diventi strettamente necessario per ragioni organizzative o di sicurezza. In tale eventualità saranno condivise esclusivamente le informazioni indispensabili e gli interessati ne saranno informati.

8. Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici potrebbero trattare o conservare dati personali in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In questi casi, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante l’adozione delle Clausole Contrattuali Standard e delle eventuali misure supplementari necessarie.

È possibile richiedere maggiori informazioni sulle garanzie applicate scrivendo al Titolare.

9. Periodi di conservazione

I dati personali vengono conservati soltanto per il tempo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e, in particolare:

• dati di prenotazione e check-in: per 12 mesi dalla conclusione dell’edizione del festival, salvo la necessità di conservarli più a lungo per obblighi di legge, contestazioni o tutela dei diritti;
• informazioni relative all’accessibilità: fino alla conclusione dell’attività o del festival e successivamente cancellate, salvo che la conservazione sia necessaria per gestire un incidente, una richiesta o un obbligo legale;
• documentazione amministrativa, contabile e fiscale: per 10 anni o per il diverso periodo previsto dalla normativa applicabile;
• dati relativi ai pagamenti: per il periodo necessario alla gestione della transazione e agli obblighi contabili e fiscali;
• richieste di contatto: per un massimo di 12 mesi dalla chiusura della richiesta;
• richieste di partnership: per il tempo necessario a valutarle e gestirle e, in assenza di collaborazione, per un massimo di 12 mesi dall’ultimo contatto;
• lista d’attesa: fino alla conclusione dell’attività o dell’edizione alla quale si riferisce;
• newsletter: fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione;
• fotografie e video: per il tempo necessario alle finalità informative, documentali e di comunicazione dell’Associazione, ferma restando la possibilità di presentare una richiesta di rimozione;
• log tecnici e dati di navigazione: per i periodi indicati nella Cookie Policy o per il tempo strettamente necessario a garantire la sicurezza del sito;
• dati aggregati o anonimizzati: senza limiti di tempo, poiché non consentono più di identificare gli interessati.

I dati delle prenotazioni non saranno utilizzati per inviare comunicazioni relative alle edizioni successive senza uno specifico consenso alla newsletter.

10. Newsletter e revoca del consenso

L’iscrizione alla newsletter è facoltativa. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento utilizzando il link di cancellazione presente nelle comunicazioni oppure scrivendo al Titolare.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

11. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22, tra cui:

• ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;
• ricevere i dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico e richiederne la trasmissione a un altro titolare, quando applicabile;
• revocare il consenso in qualsiasi momento.

Le richieste possono essere inviate a esperienzesuonidacqua@gmail.com. Il Titolare risponderà, di norma, entro un mese dalla ricezione della richiesta; il termine potrà essere prorogato nei casi previsti dal GDPR.

L’interessato può inoltre presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

12. Dati dei minori

Le prenotazioni relative a partecipanti minorenni devono essere effettuate da un genitore, tutore o altro soggetto che esercita la responsabilità genitoriale.

Tale soggetto dichiara di essere autorizzato a fornire i dati del minore e, quando necessario, a esprimere i relativi consensi. L’Associazione tratta esclusivamente i dati dei minori necessari alla prenotazione, alla verifica dei requisiti di partecipazione e allo svolgimento sicuro delle attività.

13. Cookie

Il sito utilizza cookie e tecnologie analoghe. Per conoscere le tipologie di cookie impiegate, le relative finalità, i tempi di conservazione e le modalità per modificare le proprie preferenze, è possibile consultare la Cookie Policy disponibile sul sito.

I cookie non necessari vengono installati soltanto dopo l’acquisizione del consenso dell’utente, ove richiesto.

14. Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non utilizza i dati personali per assumere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano significativamente sull’interessato e non svolge attività di profilazione.

15. Aggiornamenti della Privacy Policy

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con l’indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: 17 settembre 2026